Ihre Belege kommen vorsortiert beim Steuerberater an

Der Beleg-Assistent erfasst Belege laufend, sortiert sie vor und übergibt sie einmal im Monat als vollständiges Paket an Ihren Steuerberater oder Ihre Buchhaltung. Die Vorbereitung für den Monatsabschluss dauert dann Stunden, bisher waren es Tage.

Erstgespräch vereinbaren Preise und Umfang

Woran es oft hakt

Eingangsrechnungen liegen in drei Postfächern, Bewirtungsbelege im Handschuhfach, und am 10. will der Steuerberater alles haben.
Ihr Steuerberater ärgert sich über Pendelordner und Schuhkartons.
Jeden Monat gehen zwei Tage für das Sortieren von Belegen drauf, und die bezahlt Ihnen niemand.
Programme aus den USA passen oft nicht zur deutschen Buchhaltung und nicht zur Arbeitsweise Ihres Steuerberaters.

Was Sie bekommen

Ein Ort für alle Belege

Sie leiten E-Mails an ein Beleg-Postfach weiter oder fotografieren den Papierbeleg. Die KI liest jeden Beleg aus: Lieferant, Datum, Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer, Zahlungsziel.

Vorsortierung nach den Regeln Ihrer Kanzlei

Jeder Beleg bekommt einen Vorschlag zur Zuordnung. Die Regeln dafür stimmen wir vorher mit Ihrem Steuerberater ab. Ist ein Fall unklar, kommt er auf die »Klären«-Liste. Die KI rät nicht.

Vollständiges Monatspaket

Einmal im Monat entsteht ein vollständiges Paket mit sauber benannten Dateien, so aufbereitet, wie Ihre Steuerkanzlei oder Ihre Buchhaltungssoftware es braucht. Es funktioniert mit den gängigen deutschen Systemen (DATEV, Lexware, sevDesk).

Steuerberater eingebunden

Regeln und Übergabeform stimmen wir vorab mit Ihrer Kanzlei ab. Das gehört zur Einrichtung, darum müssen Sie sich nicht selbst kümmern.

Hinweise auf Fristen und Auffälligkeiten

Zahlungsziele und auffällige Beträge werden markiert, damit Sie rechtzeitig reagieren können.

So läuft es ab

Vorgespräch zusammen mit Ihrem Steuerberater: Übergabeweg und Zuordnungsregeln klären
Beleg-Eingang einrichten (Postfach und Foto-Ordner)
Zuordnungsregeln aufbauen und an echten Belegen einstellen
Probemonat parallel zum bisherigen Ablauf
Übergabe und Betreuung (Pflicht, weil sich die Anforderungen der Kanzleien ändern)

Passt das zu Ihnen?

Gemacht für

1 bis 50 Mitarbeiter mit externem Steuerberater
Selbstbucher mit Lexware oder sevDesk
Handwerk, Handel und Dienstleister mit vielen Belegen

Passt eher nicht

Firmen mit eigener Buchhaltungsabteilung und eingespieltem Ablauf
Betriebe, deren Steuerberater nicht mitarbeiten will (das klären wir im Vorgespräch)

Beleg-App im Abo oder eigener Baustein?

Dienste zur Belegerfassung kosten laufend Geld, oft gestaffelt nach Belegmenge, und Ihre Belege liegen auf den Servern des Anbieters. Der Beleg-Assistent kostet einmal 4.999 € plus eine pauschale Betreuung. Die Belege bleiben in Ihrem System.

Preise

999 €Zum Selbsteinrichten. Für Selbstbucher mit Lexware oder sevDesk: Anleitung zur Einrichtung und KI-Arbeitsabläufe

4.999 €Eingerichtet von uns. Einrichtung mit Abstimmung beim Steuerberater, Zuordnungsregeln und Probemonat; Betreuung ist Pflicht

Alle Preise zzgl. USt. Mehr als der Standard? Anpassungen zum Festpreis. Nach der Einrichtung auf Wunsch Betreuung ab 190 € im Monat. Voraussetzung für jeden Baustein sind ein KI-Firmen-Abo und die KI-App auf den Rechnern. Fehlt beides, richten wir es mit dem Fundament ein.

Häufige Fragen

Bucht die KI selbstständig?

Nein. Sie erfasst Belege, liest sie aus und schlägt eine Zuordnung vor, nach Regeln, die mit Ihrem Steuerberater abgestimmt sind. Unsichere Fälle werden markiert. Die Buchung und die steuerliche Beurteilung bleiben bei Ihnen und Ihrer Kanzlei. Der Beleg-Assistent leistet keine Steuerberatung.

Funktioniert das mit unserem Steuerberater?

Sehr wahrscheinlich ja. Wir beziehen Ihre Kanzlei ins Vorgespräch ein und richten die Übergabe so ein, wie sie es braucht. Will die Kanzlei nicht mitarbeiten, sagen wir Ihnen offen, dass der Baustein dann nicht passt.

Warum ist hier Betreuung Pflicht?

Kanzleien und Buchhaltungsprogramme ändern ihre Anforderungen. Ohne Pflege funktioniert die Übergabe irgendwann nicht mehr, und das will keiner von uns.

Gibt es eine Variante zum Selbsteinrichten?

Ja, eingeschränkt: für Selbstbucher mit Lexware oder sevDesk (999 €). Die Übergabe an eine Steuerkanzlei richten wir immer selbst ein, weil die Abstimmung mit der Kanzlei dazugehört.

Erstgespräch vereinbaren

Erzählen Sie in 30 Minuten, welche Aufgabe bei Ihnen liegen bleibt. Sie erfahren, ob ein Baustein passt und was er kostet.

Tobias Schlittmeldet sich in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Lieber schreiben? kontakt@ki-bausteine.de