Firmenwissen sichern, bevor es zur Tür hinausgeht
Das Firmen-Gedächtnis hält Projektstände, Entscheidungen und Besprechungsergebnisse automatisch fest. Wenn Sie ein altes Angebot oder einen Bericht brauchen, fragen Sie danach, und die KI findet das Dokument.
Kennen Sie das?
- Das Wissen steckt in Köpfen, Mail-Postfächern und 17 verschiedenen Ordnerstrukturen.
- »Das Angebot hatten wir doch schon mal...« Dann sucht jemand eine halbe Stunde in alten Projektordnern.
- Wenn eine Schlüsselperson kündigt oder in Rente geht, geht das Projektwissen mit.
- Das Wiki wurde eingeführt, und nach zwei Monaten hat niemand mehr etwas eingetragen.
Was Sie bekommen
Digitale Projektakte mit Struktur
Pro Projekt gibt es einen Ordner mit Ziel, Meilensteinen, offenen Fragen und nächsten Schritten. Er folgt einem festen Aufbau und liegt als einfache Dateien bei Ihnen.
Dokumentation beim Arbeiten
Die KI trägt den Projektstand nach, während Sie arbeiten. Sie nutzt dafür Zuruf, Diktat oder die Mitschrift einer Besprechung. Niemand muss hinterher »noch dokumentieren«.
Alte Dokumente wiederverwenden
Sie sagen zum Beispiel: »Such das Angebot für die Lagerhalle von 2024 und pass es für Kunde Meier an.« Die KI findet das Dokument, übernimmt den Aufbau und schreibt den Entwurf. Das funktioniert mit Angeboten, Berichten, Konzepten und Leistungsverzeichnissen.
Antworten mit Quellenangabe
Sie können über alle Projekte hinweg fragen, etwa »Was wurde beim Projekt Meier zur Gewährleistung vereinbart?«. Die Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt.
Startaufnahme inklusive
Wenn wir einrichten, nehmen wir drei Bestandsprojekte gemeinsam mit Ihnen auf. Außerdem binden wir Ihr Archiv mit alten Angeboten und Berichten so an, dass es durchsuchbar ist.
Sie bleiben unabhängig
Alles liegt als einfache, lesbare Dateien in Ihrem System. Ihr Team pflegt die Inhalte selbst und braucht dafür weder uns noch ein Spezialformat.
So läuft es ab
Startgespräch: Projekte, Dokumentenbestand und Zuständigkeiten klären
Einrichtung aus der Ferne: Projektakten, Vorlagen und KI-Arbeitsabläufe aufsetzen
3 Bestandsprojekte gemeinsam dokumentieren, alte Dokumente durchsuchbar anbinden
Einweisung des Teams am echten Projekt
4 Wochen enge Begleitung, danach auf Wunsch ein Betreuungsvertrag
Passt das zu Ihnen?
Gemacht für
- Ingenieur- und Planungsbüros, Agenturen, IT-Dienstleister
- Handwerk mit Großaufträgen
- 5 bis 100 Mitarbeiter mit Projektgeschäft, besonders wenn ein Generationswechsel ansteht
Passt eher nicht
- Reine Produktions- oder Handelsbetriebe ohne Projektgeschäft
- Firmen, deren Wiki wirklich genutzt wird
Wissensdatenbank-Abo oder eigener Baustein?
Software für Wiki und Wissensmanagement kostet je nach Anbieter 8 bis 20 € pro Nutzer und Monat. Sie funktioniert nur, wenn jemand regelmäßig einträgt. Das Firmen-Gedächtnis kostet einmal 4.999 €. Die Dokumentation entsteht zum größten Teil beim Arbeiten, und die Dateien gehören Ihnen.
Preise
Alle Preise zzgl. USt. Mehr als der Standard? Anpassungen zum Festpreis. Nach der Einrichtung auf Wunsch Betreuung ab 190 € im Monat. Voraussetzung für jeden Baustein sind ein KI-Firmen-Abo und die KI-App auf den Rechnern. Fehlt beides, richten wir es mit dem Fundament ein.
Häufige Fragen
Kann die KI auch unsere alten Dokumente durchsuchen?
Ja. Wir binden bestehende Angebote, Berichte und Projektunterlagen an. Danach finden Sie sie per Frage und können sagen: »Nimm das als Vorlage und pass es an.« Das bringt im Alltag meist den größten Nutzen, weil Sie Erarbeitetes nicht noch einmal erarbeiten.
Wir haben schon Confluence oder Notion. Was dann?
Wenn es gepflegt wird, bleiben Sie dabei. Viele Wikis scheitern aber daran, dass niemand regelmäßig einträgt. Beim Firmen-Gedächtnis entsteht die Dokumentation beim Arbeiten und ist keine zusätzliche Aufgabe. Ein bestehendes Wiki zu übernehmen ist als Erweiterung mit eigenem Festpreis möglich.
Können wir Inhalte selbst ändern?
Ja, jederzeit. Es sind einfache, lesbare Dateien. Einen Projektstand korrigieren, eine Notiz ergänzen oder einen Ordner umbenennen kann Ihr Team selbst, mit oder ohne KI. Dafür brauchen Sie uns nicht.
Was passiert bei einem Anbieterwechsel?
Ihre Daten sind einfache Dateien in Ihrem Ordner und gehören Ihnen. Sie müssen nichts exportieren und hängen an keinem Anbieter.
Lohnt sich das schon bei 5 Mitarbeitern?
Ja, wenn Sie Projektgeschäft haben. Meist gibt es einen konkreten Anlass, zum Beispiel eine Kündigung, einen Renteneintritt oder fehlendes Wissen in einem Gewährleistungsfall.
Erstgespräch vereinbaren
Erzählen Sie in 30 Minuten, welche Aufgabe bei Ihnen liegen bleibt. Sie erfahren, ob ein Baustein passt und was er kostet.
Lieber schreiben? kontakt@ki-bausteine.de